Ứng dụng miễn phí giúp bạn tiết kiệm khá nhiều khoản chi. Nhưng dùng sai cách, bạn vẫn có thể mất dữ liệu hoặc mất thời gian vì những việc lặt vặt. Chúng tôi tổng hợp 7 mẹo thực tế, áp dụng được cho cá nhân, hộ gia đình và chủ cửa hàng nhỏ. Các mẹo đều dễ làm, không cần kỹ năng lập trình.
Tách tài khoản công việc và cá nhân
Nhiều người dùng một tài khoản cho mọi thứ, từ email khách hàng đến ảnh gia đình. Khi tài khoản bị khóa, bạn mất cả hai. Hãy tạo một tài khoản riêng cho công việc, dùng cho báo giá, đơn hàng và trao đổi với đối tác. Tài khoản cá nhân giữ ảnh, lịch riêng và ghi chú gia đình.
Giả sử bạn bán hàng online tại nhà. Khi tách email riêng cho đơn hàng, bạn đổi mật khẩu một hộp thư mà không phải lo ảnh hưởng đến phần còn lại. Việc tách như vậy mất khoảng một buổi tối, nhưng về sau đỡ rất nhiều rắc rối.
Một lưu ý nhỏ: tài khoản công việc nên gắn với số điện thoại hoặc email dự phòng do chính bạn quản lý. Nếu đổi người phụ trách, bạn vẫn lấy lại được quyền truy cập mà không phải chờ đợi lâu.
Bật đồng bộ đám mây cho ghi chú
Ghi chú trên điện thoại mà không đồng bộ sang máy tính rất dễ thất lạc. Khi bật đồng bộ đám mây, bạn mở được cùng một danh sách việc ở mọi thiết bị. Đây là cách đơn giản nhất để không phải chép tay hai lần.
Nếu cần cách làm cụ thể, bạn có thể đọc thêm bài đồng bộ ghi chú công việc giữa điện thoại và máy tính. Nhớ đăng nhập cùng một tài khoản trên các thiết bị, nếu không ghi chú sẽ không khớp nhau.
Dùng bản ngoại tuyến trước khi cần
Mạng yếu hoặc đi công tác là lúc công cụ hay bị gián đoạn. Trước khi rời văn phòng, hãy tải sẵn tài liệu, bản đồ khu vực hoặc danh sách liên hệ cần dùng. Việc này chỉ mất vài phút, nhưng tránh được cảnh đứng giữa đường mà không mở được file.
Với bảng tính và tài liệu, nên thử chế độ ngoại tuyến một lần khi còn có mạng. Có ứng dụng cho phép chỉnh sửa khi offline rồi tự đồng bộ lại, có ứng dụng thì không. Đọc kỹ phần hướng dẫn trước khi tin vào tính năng này.
Ví dụ, một người làm kế toán cho cửa hàng nhỏ có thể tải sẵn bảng công nợ về máy trước buổi họp với nhà cung cấp. Nếu phòng họp không có Wi-Fi, file vẫn mở và xem được ngay.
Tắt quyền truy cập không cần thiết
Nhiều ứng dụng xin quyền vị trí, danh bạ và micro dù chức năng không cần đến. Hãy mở phần cài đặt quyền và chỉ giữ những quyền thật sự dùng. Một ứng dụng ghi chú không cần biết bạn đang ở đâu. Một ứng dụng chỉnh ảnh cũng không cần đọc danh bạ.
Cách kiểm tra nhanh là vào danh sách ứng dụng, mở mục quyền truy cập rồi tắt những quyền mà bạn không nhớ vì sao đã cấp.
Sau khi chỉnh quyền, hãy mở lại ứng dụng để xem còn lỗi nào không. Nếu app không chạy khi thiếu quyền, bạn chỉ bật lại đúng quyền đó, không cần cấp hết. Ngoài các bài ở đây, bạn cũng có thể đọc thêm nguồn kiến thức công nghệ khác để so sánh, rồi tự quyết định.
Lưu mật khẩu bằng trình quản lý chuyên dụng
Dùng một mật khẩu cho mọi tài khoản là lỗi rất phổ biến. Khi một dịch vụ bị lộ, người khác có thể thử cùng mật khẩu ở nơi khác. Nhiều trình quản lý mật khẩu có gói cơ bản dùng được cho cá nhân. Bạn chỉ cần nhớ một mật khẩu chính đủ mạnh.
Mật khẩu chính nên là một cụm dài, dễ nhớ với bạn nhưng khó đoán với người khác. Đừng ghi nó trên giấy dán cạnh màn hình. Nếu ứng dụng hỗ trợ xác thực hai lớp, hãy bật lên ngay hôm nay.
Một cách khác là đặt mật khẩu theo câu gồm bốn đến năm từ không liên quan nhau, thêm vài ký tự đặc biệt. Cách này dễ nhớ hơn chuỗi ký tự ngẫu nhiên, nhưng vẫn đủ khó để người khác đoán.
Sao lưu ảnh theo lịch cố định
Ảnh gia đình, hóa đơn và hợp đồng thường nằm rải rác trong điện thoại. Hãy chọn một dịch vụ lưu trữ đám mây có gói miễn phí và bật sao lưu tự động khi có Wi-Fi. Đừng để việc sao lưu phụ thuộc vào trí nhớ.
Với hóa đơn và hợp đồng, nên đặt tên file theo ngày rồi đến nội dung, ví dụ ngày tháng năm kèm tên đối tác. Khi cần tìm lại, bạn gõ một từ là ra ngay, không phải lật từng ảnh.
Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm cách dùng nền tảng số trong bài thủ thuật sử dụng nền tảng số trong đời sống. Mỗi tháng, hãy mở thử một ảnh cũ để chắc chắn bản sao lưu vẫn mở được.
Học nhanh bằng video ngắn rồi thử ngay
Đừng xem hết một hướng dẫn dài rồi mới bắt tay làm. Chọn một video ngắn, làm theo từng bước với dữ liệu thử. Khi đã quen, bạn mới đưa việc thật vào. Cách này thường nhanh hơn việc đọc lướt cả chục trang.
Khi làm theo video, hãy tạm dừng sau mỗi bước để kiểm tra kết quả. Nếu kết quả khác với video, đừng đoán mò. Quay lại đoạn trước và thử lại từ đầu.
Nếu bạn làm nội dung hoặc quản trị website, có thể xem thêm thủ thuật dùng nền tảng số giúp SEO, content nhàn hơn. Thử một thủ thuật mỗi tuần, vài tháng sau bạn sẽ có một bộ công cụ quen tay.
Lời cuối cho người mới dùng công cụ
Ứng dụng miễn phí chỉ thật sự tiết kiệm khi bạn biết dùng đúng và giữ dữ liệu an toàn. Bắt đầu từ một mẹo, dùng đều vài tuần, rồi mới thêm mẹo tiếp theo. Đó là cách bền hơn việc cài thật nhiều ứng dụng rồi bỏ đó.