Vì sao nền tảng số ngày càng gắn bó với đời sống hằng ngày
Thủ thuật sử dụng nền tảng số trong đời sống đang được nhiều người quan tâm. Chúng tôi nhận được khá nhiều câu hỏi về chủ đề này trong thời gian gần đây. Không chỉ dân văn phòng, các chủ cửa hàng nhỏ cũng đang dùng nền tảng số mỗi ngày. Hộ kinh doanh gia đình cũng không ngoại lệ. Việc nhắn tin với khách, thanh toán online hay quản lý đơn hàng đều thực hiện được qua điện thoại. Mọi thứ đều gói gọn trong vài ứng dụng quen thuộc.
Câu chuyện thực tế: từ sổ tay đến nền tảng số
Một chủ shop quần áo nhỏ ở quận Bình Thạnh từng kể lại cho chúng tôi nghe câu chuyện của chị. Trước đây, chị dùng sổ tay ghi đơn hàng, tính tiền bằng máy tính cầm tay. Sau khi dùng vài công cụ số cơ bản, thời gian xử lý đơn hàng của chị giảm đi đáng kể. Đây chính là lý do khiến nền tảng số ngày càng gắn bó với công việc. Nó cũng trở thành một phần không thể tách rời trong cuộc sống thường nhật.
Nền tảng số giúp phối hợp công việc và học tập hiệu quả hơn
Ngoài việc tiết kiệm thời gian, nền tảng số còn giúp nhiều người phối hợp công việc dễ dàng hơn. Gia đình có thể cùng theo dõi chi tiêu qua một ứng dụng chung. Nhóm làm việc có thể trao đổi tài liệu, cập nhật tiến độ mà không cần gặp mặt trực tiếp. Sự linh hoạt này đang thay đổi cách nhiều người tổ chức công việc lẫn sinh hoạt cá nhân.
Việc học tập, cập nhật kiến thức cũng thay đổi nhiều nhờ nền tảng số. Bạn có thể nghe podcast trong lúc di chuyển hoặc học một khóa online ngắn vào buổi tối. Bạn cũng có thể theo dõi các kênh chia sẻ chuyên môn mà mình quan tâm. Nhiều khách hàng của chúng tôi tận dụng khoảng thời gian rảnh rỗi trong ngày để trau dồi thêm kỹ năng. Họ không cần sắp xếp hẳn một buổi học riêng.
Những thủ thuật cơ bản giúp việc dùng nền tảng số nhẹ nhàng hơn
Tự động hóa các tác vụ lặp lại
Rất nhiều nền tảng quen thuộc hiện nay đã tích hợp sẵn tính năng tự động hóa cơ bản. Bạn có thể thiết lập quy tắc để email được phân loại tự động. Tin nhắn cũng có thể được trả lời mẫu tự động khi bạn vắng mặt. File cũng có thể được sao lưu định kỳ mà không cần thao tác thủ công. Nên dành khoảng 30 phút mỗi tuần để rà soát công việc nào đang lặp đi lặp lại. Sau đó, bạn tìm cách tự động hóa từng phần nhỏ. Đừng cố làm hết trong một lần, vì việc này dễ khiến bạn nản và bỏ cuộc giữa chừng.
Nếu bạn đang quản trị website hoặc làm SEO, bạn cũng có thể tự động hóa khâu theo dõi hiệu suất. Chúng tôi từng chia sẻ một số cách tự động hóa việc audit và theo dõi hiệu suất website bằng công cụ AI. Cách này giúp bạn không phải kiểm tra thủ công từng trang một cách rời rạc như trước.
Quản lý thời gian và công việc qua công cụ số
Một thủ thuật khác đáng áp dụng là dùng công cụ số để quản lý thời gian, thay vì chỉ ghi nhớ trong đầu. Lịch điện tử, ứng dụng nhắc việc hay bảng công việc dạng kanban đều giúp bạn nhìn thấy rõ deadline. Bạn cũng thấy rõ mức độ ưu tiên của từng đầu việc. Khi mọi thứ được ghi lại rõ ràng, bạn sẽ ít bị rơi vào tình trạng quên việc hoặc dồn việc vào phút chót.
Nếu làm việc theo nhóm, nên dùng chung một lịch với đồng nghiệp thay vì mỗi người ghi một nơi. Cách này giúp cả nhóm nhìn thấy cùng một mốc thời gian. Nó cũng giúp tránh việc hẹn trùng lịch hoặc chờ nhau xác nhận qua lại nhiều lần. Một điểm đáng lưu ý thêm: đừng chọn quá nhiều công cụ cùng lúc. Nhiều người mắc sai lầm khi vừa dùng app ghi chú, vừa dùng bảng tính, vừa dùng lịch riêng mà không đồng bộ với nhau. Điều này khiến thông tin bị phân tán, khó theo dõi. Bạn có thể tham khảo thêm đồng bộ ghi chú công việc giữa điện thoại và máy tính mà chúng tôi từng viết. Bài viết giúp bạn chọn một công cụ chính, chỉ dùng thêm công cụ phụ khi thật sự cần thiết.
Tận dụng phím tắt và mẫu có sẵn
Đây là mẹo nhỏ nhưng mang lại hiệu quả khá lớn, đặc biệt với những ai làm việc nhiều với văn bản, email mỗi ngày. Học vài phím tắt cơ bản trên trình duyệt, phần mềm văn phòng hay công cụ nhắn tin giúp bạn tiết kiệm hàng chục thao tác chuột mỗi ngày. Việc chuẩn bị sẵn các mẫu email, mẫu tin nhắn trả lời khách hàng cũng giúp bạn phản hồi nhanh hơn. Nhờ vậy, bạn vẫn giữ được sự chuyên nghiệp, nhất quán trong giao tiếp.
Thủ thuật sử dụng nền tảng số trong đời sống thường ngày
Rất nhiều hoạt động thường ngày như mua sắm, thanh toán hóa đơn, đặt lịch khám bệnh hay quản lý chi tiêu gia đình đều có thể thực hiện gọn gàng hơn. Bạn chỉ cần vài thao tác đơn giản trên điện thoại. Đây là mảng mà nhiều người vẫn chưa khai thác hết, dù đang dùng smartphone mỗi ngày.
Ví dụ, thay vì phải nhớ ngày đóng tiền điện, tiền nước, bạn có thể thiết lập nhắc nhở tự động. Bạn cũng có thể đăng ký thanh toán định kỳ qua ví điện tử. Một gia đình chúng tôi từng tư vấn đã dùng chung một ứng dụng quản lý chi tiêu. Ứng dụng này giúp cả nhà theo dõi được khoản nào đang chi vượt ngân sách theo tháng. Nhờ vậy, việc cân đối tài chính gia đình trở nên minh bạch hơn. Nó cũng dễ kiểm soát hơn hẳn so với cách ghi chép rời rạc trước đây.
Dịch vụ công trực tuyến cũng là nơi bạn có thể áp dụng thủ thuật số để đỡ mất công đi lại. Nhiều thủ tục hành chính, đặt lịch khám bệnh, gia hạn giấy tờ giờ đây đều có thể làm online. Bạn chỉ cần biết nền tảng nào phù hợp và chuẩn bị đúng giấy tờ cần thiết từ đầu. Việc này giúp tiết kiệm không ít thời gian so với việc phải xếp hàng chờ đợi trực tiếp.
Mạng xã hội cũng là nơi nhiều người có thể áp dụng thủ thuật số để tiết kiệm thời gian. Bạn có thể lên lịch đăng bài trước, gom nhóm thông báo theo mức độ quan trọng. Bạn cũng có thể tắt bớt các thông báo không cần thiết để tránh bị phân tâm liên tục trong ngày làm việc. Những điều chỉnh nhỏ này cộng dồn lại sẽ tạo ra khác biệt lớn về mức độ tập trung của bạn.
Ứng dụng thủ thuật số cho công việc SEO và quản trị website
Với những bạn đang làm SEO hoặc quản trị website, việc áp dụng đúng thủ thuật số giúp công việc hằng ngày nhàn hơn. Theo dõi hiệu suất, quản lý lịch đăng nội dung qua công cụ số giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bạn sẽ không còn phải kiểm tra thủ công từng hạng mục một cách rời rạc.
Việc tự động hóa không chỉ dừng ở cá nhân mà còn mở rộng ra cả quy trình nội bộ của doanh nghiệp. Có thể tham khảo thêm thủ thuật dùng nền tảng số giúp SEO, content nhàn hơn để hình dung rõ hơn cách áp dụng. Bài viết này giúp bạn hình dung cách áp dụng cho công việc nội dung hằng ngày.
Doanh nghiệp lớn hơn thường đi xa hơn một bước. Họ tự động hóa cả quy trình vận hành thay vì chỉ dừng ở công cụ cá nhân. Xem thêm ứng dụng AI trong doanh nghiệp, tự động hóa quy trình nội bộ thay vì chỉ chạy theo xu hướng. Đây là một góc nhìn đáng tham khảo nếu bạn đang phụ trách vận hành cho một đội nhóm lớn hơn.
Một vài lưu ý để dùng nền tảng số an toàn hơn
Dùng nhiều nền tảng số cùng lúc cũng đi kèm rủi ro về bảo mật thông tin cá nhân. Để hạn chế rủi ro, bạn có thể lưu ý một vài điểm sau:
- Bật xác thực hai lớp: Nên bật xác thực hai lớp cho các tài khoản quan trọng như email, ngân hàng, ví điện tử. Việc này chỉ mất thêm vài giây khi đăng nhập nhưng giúp giảm đáng kể nguy cơ tài khoản bị chiếm quyền truy cập.
- Sao lưu dữ liệu định kỳ: Bạn có thể dùng dịch vụ lưu trữ đám mây để tự động sao lưu ảnh, tài liệu quan trọng thay vì chỉ lưu trên một thiết bị duy nhất. Nếu điện thoại hoặc máy tính gặp sự cố, bạn vẫn còn bản sao dữ liệu để khôi phục lại nhanh chóng.
- Rà soát quyền ứng dụng bên thứ ba: Nên thỉnh thoảng rà soát lại danh sách ứng dụng đang được cấp quyền truy cập vào tài khoản email, mạng xã hội của mình. Việc thu hồi quyền của những ứng dụng không còn dùng đến giúp bạn kiểm soát thông tin cá nhân tốt hơn.
Nếu cần thêm một nguồn tham khảo công nghệ khác để đối chiếu, bạn có thể xem qua giaiphapseo.vn.
Kết luận
Thủ thuật sử dụng nền tảng số trong đời sống, dù nhỏ, vẫn cộng dồn thành khác biệt lớn. Đó là khác biệt về thời gian và hiệu suất làm việc. Việc tự động hóa vài thao tác lặp lại giúp bạn tiết kiệm thời gian. Quản lý thời gian gọn gàng hơn cũng mang lại hiệu quả rõ rệt. Chú ý bảo mật khi dùng nhiều ứng dụng cùng lúc cũng quan trọng không kém. Mỗi thay đổi nhỏ đều góp phần giúp công việc và cuộc sống của bạn nhẹ nhàng hơn. Bạn không cần thay đổi mọi thứ cùng lúc. Chỉ cần bắt đầu từ một vài thủ thuật phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Sau đó, bạn có thể dần hoàn thiện theo thời gian.